Informes de Amazon Seller Central para contabilidad e IVA

informes amazon seller central contabilidad IVALa contabilidad de Amazon es un quebradero de cabeza. Ni siquiera una gestoría Amazon lo suele tener claro, a no ser que se trate de grandes empresas multinacionales como Avask, Avalara, VAT Global, KPMG, etc. Si estás trabajando con la gestoría de tu barrio vas a sudar tinta para descargar los informes de Amazon y hacer tu contabilidad correctamente.

Hoy te hablaré de las distintas formas de utilizar los informes que ofrece Amazon para hacer tu contabilidad de gastos, ingresos, IVA a declarar, etc. Como es un tema extenso y hay varias formas de hacerlo, este artículo será una especie de índice que enlazará otros artículos más detallados.

Sea cual sea el método que utilices, Amazon no nos lo pone fácil a la hora de encontrar los datos que necesitamos. Podemos sacar informes de todas clases, no sólo de pedidos y devoluciones sino de tarifas de Amazon, gastos de publicidad, compensaciones, reembolsos por varios conceptos, inventario, retiradas, otros ajustes, etc.

«Se pueden sacar varios tipos de informes de Seller Central para la contabilidad y declaraciones de IVA, pero todos ellos hay que trabajarlos y editarlos antes de pasárselos a tu gestor»

Además, una vez descarguemos el informe que necesitamos, este no estará «limpio» sino que tenemos que tratarlo y editarlo para extraer los datos que necesitamos. Sobre todo esto hay que hacerlo si trabajas con un gestor ya que el necesitará que le pases los datos e importes lo más detallado posible, resúmenes de todo, etc. El gestor no va a hacer el trabajo por tí de coger los informes de Amazon y usarlos «según vienen». Hay un trabajo previo que hacer con los datos de Amazon, y te aseguro que tu gestor no va a saber hacerlo.

Cómo hacer la contabilidad de Amazon y tipos de informes Amazon Seller Central que podemos utilizar

Dentro de Amazon Seller Central podemos sacar muchos tipos de reportes. Vamos a ver las formas más comunes de hacer la contabilidad y qué tipo de informes hay que descargarse.

Lo vamos a dividir en 4 secciones, cualquiera de ellas es válida:

  • 1) Usando software externo
  • 2) Contratando agencias multinacionales
  • 3) Sin el servicio de Cálculo de IVA de Amazon
  • 4) Con el servicio de Cálculo de IVA de Amazon

1) Usar software de contabilidad integrado con Amazon

En el mercado existen algunos softwares de pago que se integran con Amazon y son capaces de extraer los datos que necesitas para hacer tu contabilidad, hacen tus facturas de forma automática, sacan los informes de IVA a declarar, etc.

El sotware más famoso que hace esto es Quaderno (pronto haré una review del mismo), pero hay más como Holded y otros.

2) Contratar una agencia multinacional especializada en temas de IVA

Se trata de las mismas empresas que se usan para hacer Paneuropeo. Son agencias multinacionales acostumbradas a trabajar con Amazon en cualquiera de sus marketplaces. Están habituadas a las declaraciones de IVA en cualquier país y manejar los informes de Amazon.

Este tipo de empresas suelen descargar tus informes de Seller Central en formato txt o csv, y usan unas macros en Excel desarrolladas por ellos mismos para importar y manejar todos estos datos de forma masiva. Como resultado exportan otra serie de informes más limpios y adecuados para pasarle a tu gestor, donde ya yiene todo lo que se necesita para llevar tu contabilidad, declaraciones de IVA, etc.

Algunas de estas empresas son Avalara, Avask, VAT Global, KPMG… pero hay más.

«Las gestorías multinaciones como VAT Global, Avask, Avalara, etc. te pueden hacer el trabajo, pero no las contrates sólo para esto. Cuando interesan realmente es si haces Paneuropeo»

Las tarifas de estas agencias no son baratas, y no te recomiendo contratar sus servicios sólo para llevar la contabilidad en tu país. Sí son indispensables si vendes en varios paises con el programa Paneuropeo, ya que ellas se encargan de conseguirte el número de IVA en cada país y llevar las declaraciones de IVA. Pero si no haces PanEU no merece la pena contratarlas sólo para un país.

Sí, lo harían bien. Pero sería como matar moscas a cañonazos.

3) Contabilidad sin el servicio de Cálculo de IVA de Amazon

Si no tienes activado el Cálculo de IVA de Amazon (lo más habitual, y más si estás empezando), puedes extraer estos 3 tipos de informes:

3.1) Informe de transacciones con IVA en Amazon

Este informe sirve para sacar los reportes de ventas realizadas y sacar la facturación de un periodo determinado (ventas menos devoluciones). Es el informe más basico, pero con este y las facturas que te da Amazon puede ser suficiente para presentar a tu gestor y le servirá para llevar tus cuentas.

En otro post te detallo cómo se hace y pondré un ejemplo.

3.2) Informe por intervalo de fechas

Este es un informe muy completo y lento en preparar. Realmente es muy detallado e incluye datos de más, realmente tu gestor no necesitará tanto pero tendrás todo muy bien atado. El informe te dará el detalle de transacciones, tarifas de Amazon, devoluciones, otros ajustes, etc.

Es bastante laborioso ya que hay que sacarlo país por país y editar los datos extraídos de Amazon. En tro post explico al detalle cómo se hace

3.3) Informe de transacciones de pagos

Es otro tipode informe que hay que sacar país por país, por lo que también es laborioso aunque menos que el Informe por intervalo de fechas. Se recomienda complementar con otro informe de apoyo que consiste en una hoja de resumen por paises. Con esto tu gestor tendrá todos los datos para presentar tus declaraciones de IVA y hacer tu contabilidad.

También haré un artículo en detalle sobre esto.

4) Contabilidad con el servicio de Cálculo de IVA de Amazon

¿Creías que con tener el activado el cálculo de IVA de Amazon ya estaba todo solucionado y se sacaba todo automáticamente? Pues siento decepcionarte.

Con el Cálculo de IVA de Amazon tendrás acceso a otro tipo de informes los cuales también tienes que descargar y editar en Excel.

«Aunque tengas activado el Cálculo de IVA de Amazon, deberás seguir trabajando sobre los informes que Amazon te ofrece antes de pasarlos a tu gestor»

Los archivos descargables con este servicio son de dos tipos:

– «Calculos de IVA»: es un excel con todas las ventas, devoluciones, números de facturas, etc.
– «Facturas de IVA»: Es un archivo comprimido en zip con todas las facturas por semanas

Igualmente, trabajar este tipo de informes y dejarlo «limpito» para tu gestor tiene bastante miga. Dejamos para otro día los informes de IVA de Amazon y os enseño cómo se sacan y cómo editarlos correctamente.

¡Hasta pronto!